会社に何らかの書類作成をお願いする際、「どのように依頼すれば失礼なく、スムーズに対応してもらえるだろう」と悩む方は少なくありません。特に、重要な書類であればあるほど、その依頼方法には気を遣うものです。本記事では、会社に書類を書いてもらう際に役立つ添え状の書き方や、押さえておくべきマナーについて詳しく解説します。
あなたの依頼が円滑に進むよう、具体的な例文も交えながら分かりやすくお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
会社に書類を書いてもらう添え状の重要性
会社に書類作成を依頼する際、添え状は単なる形式的な文書ではありません。あなたの依頼内容を正確に伝え、相手に良い印象を与えるための大切な役割を担っています。添え状の有無や内容一つで、依頼の受け止められ方が大きく変わることもあります。
なぜ添え状が必要なのか
添え状は、送付する書類の「目録」のような役割を果たします。これにより、受け取った側は、誰から、どのような目的で、どのような書類が送られてきたのかを一目で把握できます。特に、会社には日々多くの書類が届くため、添え状がないと、あなたの依頼が他の書類に紛れてしまったり、内容の確認に時間がかかったりする可能性があります。
添え状を添えることで、相手の業務負担を軽減し、スムーズな対応を促すことにつながります。
また、添え状は、依頼の背景や目的を丁寧に伝える場でもあります。口頭での依頼では伝えきれない細かなニュアンスや、依頼に至った経緯などを文書として残すことで、誤解を防ぎ、より確実に依頼内容を理解してもらえるでしょう。
添え状が与える印象
添え状は、あなたのビジネスマナーや配慮を示す機会でもあります。丁寧な言葉遣いや適切な構成で書かれた添え状は、相手に「この人はきちんとマナーを心得ている」という良い印象を与えます。
反対に、添え状がなかったり、内容が不適切だったりすると、「配慮が足りない」とマイナスの印象を与えてしまうこともあります。特に、会社に書類作成という手間をかける依頼をする場合、相手への敬意を示すことは非常に重要です。添え状は、あなたの誠実さや丁寧さを伝えるための有効な手段と言えるでしょう。
会社に書類を書いてもらう添え状の基本構成
会社に書類作成を依頼する添え状は、ビジネス文書としての基本的な構成に沿って作成することが大切です。ここでは、添え状に記載すべき項目とその書き方について、順を追って解説します。
日付の書き方
日付は、添え状の一番上に右寄せで記載するのが一般的です。書類を投函する日付を記入しましょう。 和暦と西暦のどちらを使用しても問題ありませんが、同封する他の書類と表記を統一すると良いでしょう。 例えば、「令和〇年〇月〇日」または「20〇〇年〇月〇日」のように記載します。
宛名の正しい書き方
宛名は、日付の左下に記載します。会社名、部署名、役職名、担当者名を省略せずに正式名称で書きましょう。 株式会社を「（株）」と略すのはマナー違反です。 担当者名が分かっている場合は「〇〇様」、部署宛の場合は「〇〇部御中」と使い分けます。 担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」や「人事部御中」と記載するのが適切です。
宛名が長くなる場合は、適宜改行してバランスを整え、読みやすさを意識しましょう。
差出人情報の記載方法
差出人情報は、宛名よりも下の位置に右寄せで記載します。あなたの氏名、住所、電話番号、メールアドレスを正確に記入してください。 会社名や部署名も記載すると、より丁寧な印象を与えられます。連絡がつきやすい電話番号や、ビジネス用途のメールアドレスを記載することが望ましいです。
件名で内容を明確に伝えるコツ
件名は、添え状の内容が一目で分かるように中央揃えで記載します。 フォントサイズを少し大きくすると、視覚的に分かりやすくなります。 例えば、「〇〇書類作成のご依頼について」や「〇〇証明書発行のお願い」など、具体的な内容を簡潔に示しましょう。 件名が明確であれば、受け取った側は内容を素早く理解し、適切な部署や担当者へ回覧しやすくなります。
頭語と時候の挨拶
ビジネス文書では、本文の冒頭に頭語と時候の挨拶を記載するのが一般的です。頭語は「拝啓」を使用し、結語の「敬具」と対になります。 時候の挨拶は、季節に応じた適切な言葉を選びますが、ビジネスシーンでは「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のように、季節を問わず使える定型文も多く用いられます。
相手への敬意を示す大切な部分です。
本文：依頼の趣旨と詳細
本文では、まず自己紹介と日頃の感謝を述べ、続けて書類作成を依頼する趣旨を明確に伝えます。 「〇〇の件で、〇〇書類の作成をお願いしたくご連絡いたしました」のように、何をお願いしたいのかを具体的に述べましょう。
次に、依頼内容の詳細を記載します。どのような書類が必要なのか、その書類が何のために必要なのか、記載してほしい具体的な項目や形式、部数などを分かりやすく伝えましょう。 相手が迷うことなく書類を作成できるよう、必要な情報は全て漏れなく記載することが大切です。
また、書類作成には手間がかかることを考慮し、相手の都合を配慮する一文を添えましょう。例えば、「ご多忙の折、大変恐縮ではございますが」といった表現を用いると、より丁寧な印象を与えられます。 依頼の理由を丁寧に説明することで、相手も快く対応しやすくなります。
結びの挨拶と結語
本文の最後には、改めて協力へのお礼と、今後の対応をお願いする結びの挨拶を記載します。 「何卒よろしくお願い申し上げます」といった言葉で締めくくり、頭語「拝啓」に対応する結語「敬具」を右寄せで記入します。 これにより、ビジネス文書として整った印象を与えられます。
記書き：同封書類の記載
結語の後に改行し、「記」と中央に記載します。その下に、同封している書類の名称と部数を箇条書きで分かりやすくまとめましょう。 例えば、「〇〇証明書発行依頼書 1部」「本人確認書類の写し 1部」のように記載します。最後に「以上」と記入して締めくくります。 これにより、受け取った側は、送られてきた書類に不足がないかを確認しやすくなります。
【例文】会社に書類作成を依頼する添え状
ここでは、会社に書類作成を依頼する際の添え状の例文を、具体的なケースに分けてご紹介します。ご自身の状況に合わせて適宜修正してご活用ください。
一般的な書類作成依頼の例文
以下は、会社に一般的な書類作成を依頼する際の添え状の例文です。
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令和〇年〇月〇日
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株式会社〇〇
人事部御中 -
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
氏名 〇〇 〇〇
電話番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇@〇〇〇.com -
〇〇書類作成のご依頼について
-
拝啓
-
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
-
さて、この度、私事ではございますが、〇〇（書類が必要な理由）のため、貴社にて〇〇書類の作成をお願いしたく、ご連絡いたしました。お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご対応いただけますと幸いです。
-
つきましては、下記のとおり書類の作成をお願いしたく存じます。
-
敬具
-
記
-
１．書類名：〇〇書類
２．必要部数：1部
３．記載内容：〇〇（例：〇〇年〇月〇日～〇〇年〇月〇日までの期間の〇〇に関する情報）
４．提出先：〇〇（例：〇〇市役所）
５．返送期限：令和〇年〇月〇日（〇）まで
６．返送方法：同封の返信用封筒にてご返送をお願いいたします。 -
以上
特定の証明書作成依頼の例文
特定の証明書（例：在職証明書など）の作成を依頼する際の例文です。
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令和〇年〇月〇日
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株式会社〇〇
総務部 〇〇 〇〇様 -
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
氏名 〇〇 〇〇
電話番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇@〇〇〇.com -
在職証明書発行のご依頼について
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拝啓
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貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
-
さて、この度、〇〇（書類が必要な理由）のため、在職証明書の発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、ご対応いただけますようお願い申し上げます。
-
つきましては、下記のとおり在職証明書の発行をお願いしたく存じます。
-
敬具
-
記
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１．書類名：在職証明書
２．必要部数：1部
３．記載内容：氏名、生年月日、入社年月日、在職期間（〇〇年〇月〇日～現在）
４．提出先：〇〇（例：金融機関）
５．返送期限：令和〇年〇月〇日（〇）まで
６．返送方法：同封の返信用封筒にてご返送をお願いいたします。 -
以上
会社に書類作成を依頼する際の注意点とマナー
添え状を作成する際には、いくつかの注意点とマナーがあります。これらを守ることで、より丁寧でスムーズな依頼が可能になります。
A4サイズ1枚にまとめる
添え状は、原則としてA4サイズ1枚にまとめるのが基本です。 伝えたいことが多くても、簡潔に要点をまとめてください。長文になると、相手の読む負担が増え、かえって内容が伝わりにくくなる可能性があります。必要な情報を厳選し、分かりやすく構成することを心がけましょう。
手書きではなくパソコンで作成する
ビジネス文書としての添え状は、手書きではなくパソコンで作成するのが一般的です。 Wordなどの文書作成ソフトを使用し、明朝体やゴシック体といった一般的なフォントを選びましょう。 奇抜な装飾や色使いは避け、シンプルで読みやすい書面を意識することが大切です。 パソコンで作成することで、誤字脱字の修正も容易になり、より正確な文書を作成できます。
会社名は省略せずに正式名称で
宛名に記載する会社名は、「株式会社」を「（株）」のように省略せず、必ず正式名称で記載してください。 これは、ビジネスマナーの基本であり、相手への敬意を示す重要な点です。正式名称で記載することで、誤解を防ぎ、信頼感を与えることにつながります。
必要な情報を漏れなく伝える
書類作成を依頼する際は、相手が困らないように、必要な情報を全て漏れなく伝えることが重要です。具体的には、何の書類が必要なのか、その書類に何を記載してほしいのか、いつまでに、どのように返送してほしいのかなどを明確に記載しましょう。 情報が不足していると、会社側から問い合わせが入ったり、作成に時間がかかったりする原因となります。
返送期限や方法を明確にする
書類の返送を希望する場合は、いつまでに返送してほしいのか、どのような方法で返送してほしいのかを明確に伝えましょう。 例えば、「〇月〇日までに同封の返信用封筒にてご返送をお願いいたします」のように具体的に記載します。期限を設けることで、相手も対応の優先順位をつけやすくなります。ただし、あまりにも短い期限を設定するのは避け、相手の業務状況を考慮した余裕のある期間を設定することが大切です。
返信用封筒の同封について
書類の返送を依頼する場合、切手を貼った返信用封筒を同封すると、相手の手間を省くことができます。 宛名には、あなたの住所と氏名を記載し、「行」や「宛」を二重線で消して「様」に修正しておきましょう。これにより、相手はそのまま投函するだけで済み、よりスムーズな対応が期待できます。相手への細やかな配慮が、円滑な依頼につながります。
よくある質問
会社に書類作成を依頼する際によくある質問とその回答をまとめました。
- 会社が書類作成を拒否した場合どうすればよいですか？
- 添え状はメールでも送れますか？
- 社内向けの書類作成依頼でも添え状は必要ですか？
- 添え状に記載する日付はいつにすればよいですか？
- 添え状と送付状、送り状に違いはありますか？
会社が書類作成を拒否した場合どうすればよいですか？
会社が書類作成を拒否する理由としては、書類の書き方が分からない、トラブルに巻き込まれることを懸念している、多忙であるなどが考えられます。 まずは、会社に拒否理由を丁寧に確認し、誤解がある場合は説明を試みましょう。例えば、書類の記載例を共有したり、会社に負担がかからないよう配慮する姿勢を見せたりすることが有効です。
それでも難しい場合は、弁護士や行政書士などの専門家に相談することも検討してください。
添え状はメールでも送れますか？
書類作成の依頼をメールで行う場合も、添え状と同様の役割を果たす依頼文をメール本文に記載することが大切です。 件名で内容を明確にし、本文で挨拶、依頼の趣旨、詳細、期限、返送方法などを簡潔かつ具体的に伝えましょう。 ただし、緊急性の高い依頼や、詳細な説明が必要な場合は、メールだけでなく電話での連絡も併用するなど、状況に応じた対応が求められます。
社内向けの書類作成依頼でも添え状は必要ですか？
社内向けの書類作成依頼では、社外向けのような厳格な添え状は不要な場合が多いですが、依頼書や依頼メールとして、依頼の趣旨、内容、期限などを明確に伝えることが重要です。 5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して情報を記載すると、情報の抜け漏れを防ぎ、スムーズな連携につながります。 社内であっても、相手への配慮を忘れずに、分かりやすい依頼を心がけましょう。
添え状に記載する日付はいつにすればよいですか？
添え状に記載する日付は、書類を投函する日付を記入するのが一般的です。 複数の書類を同封する場合は、他の書類の日付と統一すると良いでしょう。 事前に作成していても、投函日がずれる場合は、日付を修正することを忘れないでください。
添え状と送付状、送り状に違いはありますか？
添え状、送付状、送り状は、基本的に同じ意味合いで使われることが多いです。 いずれも、書類を送付する際に同封する挨拶文や案内状を指します。 宅配便の荷物に貼る伝票を「送り状」と呼ぶこともありますが、ビジネス文書においては、呼び方が異なるだけで役割に大きな違いはありません。 どの名称を使っても問題ありませんが、一般的には「添え状」や「送付状」がよく用いられます。
まとめ
- 会社に書類作成を依頼する際は、添え状を添えることで依頼内容を明確に伝え、相手に良い印象を与えられます。
- 添え状は、日付、宛名、差出人情報、件名、頭語・時候の挨拶、本文、結びの挨拶・結語、記書きの順で構成します。
- 宛名は正式名称で記載し、担当者名が分かれば「様」、部署宛なら「御中」を使います。
- 件名で依頼内容を簡潔に伝え、本文では依頼の趣旨と詳細を具体的に記載しましょう。
- 相手の業務負担を考慮し、丁寧な言葉遣いと配慮を示すことが大切です。
- A4サイズ1枚にまとめ、パソコンで作成するのが一般的です。
- 返送期限や方法を明確にし、返信用封筒を同封するとより親切です。
- 会社が書類作成を拒否する場合は、理由を確認し、丁寧な説明や専門家への相談を検討しましょう。
- メールで依頼する場合も、添え状と同様に件名と本文で明確に内容を伝えることが重要です。
- 社内向けの依頼でも、依頼書や依頼メールで5W1Hを意識して情報を伝えましょう。
- 添え状、送付状、送り状は、ビジネス文書においてはほぼ同じ意味で使われます。
- 依頼する書類の種類や目的を明確にすることで、会社側もスムーズに対応しやすくなります。
- 依頼の際には、相手への感謝の気持ちを伝えることを忘れないでください。
- 添え状は、あなたのビジネスマナーを示す大切なツールです。
- これらのコツを活かし、円滑なコミュニケーションで書類作成依頼を成功させましょう。