日々の業務でExcelを使っていて、「このデータ集計、もっと楽にならないかな」「毎月のレポート作成、手作業が多くて大変」と感じることはありませんか？そんなデータ処理の悩みを解決する強力なツールが、Excelに搭載されている「Power Query（パワークエリ）」です。本記事では、Power Queryでできることを徹底的に解説し、データ集計や加工を自動化して業務を効率化する方法をご紹介します。
エクセルクエリ（Power Query）とは？データ処理の常識を変えるツール
Power Queryは、Microsoftが開発したデータ処理ツールで、Excel 2016以降のバージョンに標準搭載されています。さまざまなデータソースからデータを取得し、加工・整形、結合などを自由に行えるのが大きな特徴です。Power Queryが搭載される前は、データの加工や整形に多くの時間と労力を費やす必要がありましたが、Power Queryを使えば、データを取得するだけで簡単に加工・整形が可能になります。
これにより、大幅な業務改善と作業時間の短縮が期待できます。
Power Queryの基本的な役割とメリット
Power Queryの主な役割は、データを取り込み、変換し、Excelで利用できる形に整えることです。その最大のメリットは、データ変換の自動化にあります。一度データ処理の手順を設定すれば、元データが更新された際に「更新」ボタンをクリックするだけで、同じ処理が自動的に実行されます。
また、Power Queryは元データを直接変更しないため、安心してデータ加工を行える点も大きな利点です。 ExcelやCSVファイルだけでなく、データベースやWeb上のデータ、PDFファイルなど、多様なデータソースからデータを取り込める柔軟性も持ち合わせています。
なぜ今Power Queryが注目されるのか
現代ビジネスにおいて、データ活用は不可欠です。しかし、Excelで大量のデータを手作業で整理・変換するには、膨大な時間と労力がかかります。Power Queryは、このような課題を解決し、データ処理の効率を飛躍的に高めることから注目を集めています。 プログラミング言語であるVBAを使わずに、マウス操作だけで複雑なデータ加工ができるため、専門知識がない方でも手軽にデータ処理を自動化できるのです。
エクセルクエリでできること【具体的な機能と活用事例】
Power Queryは、データ処理のさまざまな場面でその威力を発揮します。ここでは、Power Queryで具体的にどのようなことができるのか、その機能と活用事例を詳しく見ていきましょう。
複数のデータソースからのデータ取得
Power Queryは、ExcelやCSVファイルだけでなく、Accessなどのデータベースソフト、Web上のデータ、PDFファイルなど、多種多様なデータソースからデータを取り込むことができます。 例えば、複数のExcelブックに分かれた月別売上データを一括で取り込み、一つのシートに統合するといったことが可能です。
これにより、手作業でのコピー＆ペーストの手間を大幅に削減できます。
煩雑なデータ加工・整形作業の自動化
取り込んだデータは、Power Queryエディタを使って目的に応じた形に整形・加工できます。 例えば、以下のような作業を自動化できます。
- 不要な列の削除や行のフィルタリング
- データ型の変換（例：テキストから数値、日付形式の統一）
- 文字列の加工や置換
- 重複行の削除や空白値の処理
- 横並びの表を縦に並び替える（ピボット解除）
これらの作業は、通常Excelの関数やVBAを使っても可能ですが、Power Queryではマウス操作だけで直感的に行えるため、専門知識がなくても簡単にデータ整形ができます。
複数のテーブルやシートの結合・統合
Power Queryの強力な機能の一つが、複数のテーブルやシートを結合・統合できることです。 例えば、商品番号が記載されたExcelブックと、顧客情報が記載されたCSVデータを基準に、異なるテーブルを一つに統合するといったことが可能です。 これにより、VLOOKUP関数などを使わずに、複数のデータを効率的に連携させることができます。
ただし、一度に結合できるテーブルは2つまでという制約があります。3つ以上のテーブルを結合する場合は、クエリのマージを複数回行う必要があります。
定期的なデータ更新作業の効率化
Power Queryの最大の魅力は、一度作成したクエリがデータ更新時に自動的に適用されることです。 例えば、毎月更新される売上データやアンケート集計など、定期的に行う作業をPower Queryで自動化すれば、ファイルを開くたびに自動でデータが更新されます。 これにより、手作業でのデータ加工やコピペのミスを防ぎ、作業時間を大幅に短縮できます。
Power Queryの導入と基本的な使い方
Power QueryはExcel 2016以降のバージョンに標準搭載されているため、特別なインストールは不要です。Excel 2010や2013の場合は、Microsoftの公式サイトからアドインをダウンロードすることで使用できます。
Power Queryエディタの起動方法
Power Queryエディタは、Excelの「データ」タブにある「データの取得と変換」グループから起動します。 例えば、Excelブックからデータを取り込む場合は、「データ」タブ → 「データの取得」 → 「ファイルから」 → 「Excelブックから」を選択し、対象のファイルを選びます。
データを取り込む最初のステップ
データソースを選択すると、ナビゲーターが表示され、取り込みたいシートやテーブルを選択できます。 ここで「データの変換」をクリックすると、Power Queryエディタが起動し、データの加工・整形に進むことができます。
クエリの編集と適用
Power Queryエディタでは、リボンメニューからさまざまなデータ変換操作をマウスで実行できます。例えば、不要な列の削除、行のフィルタリング、データ型の変更、列の分割・結合などです。これらの操作は「適用したステップ」として記録され、いつでも確認・編集が可能です。 データの加工が終わったら、「ホーム」タブの「閉じて読み込む」をクリックすることで、整形されたデータがExcelシートにテーブルとして出力されます。
Power Queryを使いこなすためのコツ
Power Queryは直感的に操作できるツールですが、いくつかのコツを知っておくことで、より高度なデータ処理が可能になります。
M言語の基礎知識を少しずつ学ぶ
Power Queryのデータ処理は、内部的に「M言語」というプログラミング言語で記述されています。 通常の操作ではM言語を意識する必要はありませんが、より複雑な処理やカスタマイズを行いたい場合には、M言語の基礎知識が役立ちます。 Power Queryエディタの「詳細エディター」を開くと、M言語のコードを確認できます。
少しずつM言語に触れてみることで、Power Queryの可能性をさらに広げられるでしょう。
クエリのステップを理解し整理する
Power Queryエディタの右側には「適用したステップ」というペインがあり、これまでのデータ加工手順が記録されています。このステップを理解し、必要に応じて順番を入れ替えたり、不要なステップを削除したりすることで、クエリの処理を最適化できます。また、各ステップに分かりやすい名前を付けることで、後から見返したときに何をしているのかがすぐに分かるようになり、メンテナンス性が高まります。
エラー発生時の対処法
Power Queryでデータを取り込む際、元データの形式が不揃いだったり、予期せぬ値が含まれていたりすると、エラーが発生することがあります。エラーが発生した場合は、「適用したステップ」を一つずつ遡り、どのステップでエラーが起きたのかを確認することが重要です。エラーの原因を特定し、データ型の変換やエラー行の削除などの適切な処理を行うことで、問題を解決できます。
M言語のtry...otherwise構文を使うことで、エラーを安全に処理することも可能です。
Power QueryとVBA、どちらを選ぶべき？
Excelでのデータ処理自動化には、Power Queryの他にVBA（Visual Basic for Applications）という選択肢もあります。どちらも強力なツールですが、それぞれ得意分野が異なります。
それぞれの得意分野と使い分け
Power Queryは、複数のデータソースからのデータ取得、データ整形、結合、そして定期的な更新作業の自動化に非常に優れています。 特に、定型的なデータ加工や集計作業をVBAの知識なしで実現したい場合に最適です。元データを変更しないため、データの安全性が高いのも特徴です。
一方、VBAは、Excelのセル単位での細かな操作、ユーザーインターフェースのカスタマイズ、Excel以外のOfficeアプリケーションとの連携など、より柔軟で複雑な処理をプログラミングによって実現したい場合に適しています。 VBAはプログラミングの知識が必要ですが、Power Queryでは対応できないような特殊な要件にも対応できる可能性があります。
どちらを選ぶかは、解決したい課題やご自身のスキルレベルによって異なります。データ集計や加工の自動化が主な目的であればPower Queryから試してみるのがおすすめです。より高度なカスタマイズやシステム連携が必要な場合は、VBAの学習も検討すると良いでしょう。
よくある質問
- Power QueryはExcelのどのバージョンから使えますか？
- Power Queryは無料で使えますか？
- Power Queryでできないことはありますか？
- Power Queryは難しいですか？
- Power Queryで作成したクエリは他の人と共有できますか？
Power QueryはExcelのどのバージョンから使えますか？
Power Queryは、Excel 2016以降のWindows版Excelに標準搭載されています。Microsoft 365のExcelでも利用可能です。Excel 2010および2013の場合は、Microsoftの公式サイトから無料のアドインをダウンロードしてインストールすることで使用できます。
Power Queryは無料で使えますか？
はい、Excel 2016以降のバージョンに標準搭載されているため、Excelのライセンスがあれば追加費用なしで利用できます。Excel 2010および2013の場合も、無料のアドインをダウンロードすることで利用可能です。
Power Queryでできないことはありますか？
Power Queryは非常に強力ですが、いくつかの制約もあります。例えば、一度に結合できるテーブルは2つまでです。3つ以上のテーブルを結合する場合は、複数回マージ操作を行う必要があります。 また、Power Queryエディタを開いている間は、ワークシート上や別のExcelファイルでの作業ができない点も挙げられます。
ExcelのSUMやCOUNTIFといった関数はM言語では直接使えません。 セル単位での操作や別シートの参照など、Power Queryのメニューにない処理を行う場合は、M言語の学習が必要になることがあります。
Power Queryは難しいですか？
Power Queryは、VBAのようなプログラミング知識がなくても、マウス操作だけでデータ処理を自動化できるため、比較的習得しやすいツールと言えます。 しかし、UIが他のExcel機能と異なるため、最初は戸惑うこともあるかもしれません。 「ステップの順序」や「リレーション」など、Power Query独自の考え方に慣れることが、使いこなすための鍵となります。
Power Queryで作成したクエリは他の人と共有できますか？
はい、Power Queryで作成したクエリは他の人と共有できます。最も簡単な方法は、クエリを含むExcelファイルをそのまま共有することです。また、クエリをコピー＆ペーストしたり、M言語のコードをコピーして共有したりすることも可能です。 さらに、Power Queryテンプレートとしてエクスポートする機能もあります。
ただし、共有相手の環境（Excelのバージョンやデータソースのパスなど）によっては、一部調整が必要になる場合があります。
まとめ
- Power QueryはExcel 2016以降に標準搭載されたデータ処理ツール。
- 多様なデータソースからデータを取得できる。
- 煩雑なデータ加工・整形作業を自動化できる。
- 複数のテーブルやシートを効率的に結合・統合できる。
- 一度設定すれば定期的なデータ更新作業を自動化し、大幅な時短が可能。
- 元データを変更しないため、安全にデータ処理を進められる。
- VBAのようなプログラミング知識は基本的に不要で、マウス操作で完結する。
- Excel 2010/2013ではアドインとして利用可能。
- 一度に結合できるテーブルは2つまでという制約がある。
- Power Queryエディタ起動中は他のExcel作業ができない。
- 複雑な処理にはM言語の知識が役立つ。
- 「適用したステップ」を理解し整理することが使いこなすコツ。
- エラー発生時はステップを遡って原因を特定し対処する。
- VBAはセル単位の細かな操作、Power Queryはデータ集計・加工の自動化が得意。
- 作成したクエリはExcelファイルやM言語コードで共有可能。
- データ処理の効率化とミスの削減に大きく貢献する。
- データ分析の前処理を劇的に改善する強力なツール。